Procesanalyse en advies voor KMO’s
Zie waar je proces vastloopt voor je een oplossing kiest
MakeFlow brengt samen met je team een belangrijk bedrijfsproces in kaart. Zo zie je waar tijd, informatie en verantwoordelijkheid verloren gaan en welke verbetering echt prioriteit verdient.
Onafhankelijk advies
Processen voor software
Concrete prioriteiten
Iedereen kent een deel, maar niemand ziet het geheel
Verkoop weet hoe een aanvraag binnenkomt. Planning kent de uitzonderingen. Administratie ontdekt welke informatie ontbreekt en jij springt bij wanneer een dossier tussen twee medewerkers blijft liggen.
Elke stap lijkt op zichzelf logisch. Toch ontstaan vertragingen op de momenten waarop werk, informatie of verantwoordelijkheid wordt doorgegeven. Medewerkers bouwen eigen lijstjes en controles om gaten op te vangen. Daardoor wordt de werking afhankelijk van ervaring en mondelinge afspraken.
Meteen nieuwe software kiezen maakt zo’n proces niet automatisch beter. Zonder gedeeld beeld van de huidige werking loop je het risico dat je dezelfde omwegen digitaliseert of een oplossing kiest voor het verkeerde probleem.
Van losse ervaringen naar een gedeeld procesbeeld
MakeFlow volgt één afgebakend proces van aanleiding tot resultaat. We spreken met de betrokken medewerkers en maken stappen, rollen, informatie, systemen, beslissingen en uitzonderingen zichtbaar.
Daarna benoemen we de belangrijkste knelpunten en bepalen we welke verbetering haalbaar en waardevol is. Technologie is een mogelijke uitkomst, niet het vertrekpunt.
01
Duidelijke prioriteiten, zodat je eerst werkt aan het knelpunt met de grootste impact.
02
Gedeelde afspraken, zodat medewerkers dezelfde stappen, rollen en uitzonderingen begrijpen.
03
Minder verkeerde investeringen, doordat je pas technologie kiest wanneer het probleem en de vereisten helder zijn.
04
Een concrete volgende stap, zodat analyse niet eindigt in een algemeen rapport zonder actie.
Wat we tijdens een procesanalyse onderzoeken
Aanleiding, stappen en beslissingen
Aanleiding en resultaat. Wat start het proces en wanneer is het correct afgerond?
Stappen en beslissingen. Welke handelingen gebeuren, in welke volgorde en volgens welke regels?
Je ontvangt: een helder beeld van de huidige werking en de oorzaken achter zichtbare problemen.
Rollen, informatie en documenten
Rollen en verantwoordelijkheid. Wie voert een stap uit, wie beslist en wie volgt uitzonderingen op?
Informatie en documenten. Welke gegevens zijn nodig, waar ontstaan ze en waar worden ze bewaard?
Je ontvangt: prioriteiten voor verbetering en zicht op de afspraken of technologie die mogelijk nodig zijn.
Systemen, overdrachten en uitzonderingen
Systemen en hulpmiddelen. Welke software, mailboxen, spreadsheets of formulieren ondersteunen de werking vandaag?
Overdrachten en uitzonderingen. Waar wisselt werk van eigenaar en wat gebeurt er wanneer de standaardroute niet volstaat?
Je ontvangt: inzicht in afhankelijkheden, risico’s en concrete vervolgstappen.
Wat gebeurt er na de analyse?
Sommige verbeteringen kan je team zelf uitvoeren met duidelijkere rollen of afspraken. Voor andere knelpunten is technische ondersteuning nodig. Wanneer meerdere kernprocessen en klantgegevens in één omgeving moeten samenwerken, kan een CRM- of ERP-implementatie passen. Voor specifieke stappen die standaardsoftware niet goed ondersteunt, onderzoeken we automatisatie en maatwerk.
Ligt de grootste winst bij documenten, terugkerende administratie of gegevensuitwisseling? Dan kan administratieve vereenvoudiging volstaan. MakeFlow maakt die keuze niet vooraf. Het advies vertrekt vanuit het proces, de waarde voor je bedrijf en wat je team werkbaar kan invoeren.
Zo pakken we het aan
Baken het proces af.
We kiezen samen een beginpunt, eindresultaat en concrete onderzoeksvraag.
Luister naar de praktijk.
We betrekken de medewerkers die de stappen en uitzonderingen dagelijks kennen.
Maak knelpunten en oorzaken zichtbaar.
We verbinden observaties aan rollen, informatie, afspraken en systemen.
Prioriteer de volgende stappen.
Je krijgt concreet advies over wat eerst moet veranderen en welke oplossing daarbij past.
Signalen dat een procesanalyse zinvol is
Verschillende medewerkers beschrijven hetzelfde proces op een andere manier.
Werk blijft geregeld liggen tussen verkoop, planning, uitvoering en administratie.
Problemen worden opgelost met extra controles, lijstjes of overleg.
Alleen ervaren medewerkers weten hoe uitzonderingen moeten worden afgehandeld.
Je wil nieuwe software kiezen, maar de vereisten zijn nog niet helder.
Een eerdere digitalisering heeft het werk verplaatst in plaats van vereenvoudigd.
Groei zorgt vooral voor meer coördinatie en tussenkomst van de ondernemer.
Er zijn veel verbeterideeën, maar geen gedeelde prioriteit.
Herken je meerdere situaties? Dan helpt een afgebakende analyse om eerst het echte knelpunt te vinden en pas daarna een oplossing te kiezen.
Waarom procesanalyse met MakeFlow?
De praktijk voorop. We betrekken de mensen die dagelijks met het proces en de uitzonderingen werken.
Onafhankelijk advies. We leggen geen softwarekeuze vast voordat de noden duidelijk zijn.
Oorzaken in plaats van symptomen. We kijken waarom werk vastloopt, niet alleen waar het zichtbaar misgaat.
Afgebakend en concreet. We kiezen één proces en vertalen inzichten naar prioriteiten en vervolgstappen.
Klare taal. Je team begrijpt wat er moet veranderen, waarom en wat daarvoor nodig is.
Veelgestelde vragen
Nee. In een eerste gesprek bekijken we waar tijd, informatie of verantwoordelijkheid verloren gaat. Van daaruit bakenen we samen een proces en concrete onderzoeksvraag af.
Ja. Zij kennen de dagelijkse stappen en uitzonderingen. Hun ervaring is nodig om het verschil tussen de afgesproken en werkelijke werking zichtbaar te maken.
Nee. Soms bieden duidelijkere rollen, afspraken of een betere inrichting al voldoende verbetering. Nieuwe technologie adviseren we alleen wanneer die aantoonbaar waarde toevoegt.
Dat hangt af van het aantal stappen, rollen en systemen. We bakenen de scope vooraf af, zodat duidelijk is welk proces en welke onderzoeksvraag binnen het traject vallen.
Dat kan wanneer de oplossing binnen onze dienstverlening past. Na de analyse krijg je daarvoor een afzonderlijk, afgebakend voorstel. Je bent niet verplicht om de uitvoering door MakeFlow te laten doen.
Nee. Ook een klein team kan veel tijd verliezen aan onduidelijke overdrachten en afhankelijkheid van mondelinge kennis. De analyse wordt afgestemd op de schaal en werking van je KMO.
De kost hangt af van de scope, het aantal betrokken rollen en de complexiteit van het proces. Na het eerste gesprek krijg je een duidelijk voorstel voordat de analyse start.
Waar verliest je proces vandaag tijd of overzicht?
Plan een vrijblijvend gesprek met MakeFlow. We bakenen het belangrijkste proces af en maken zichtbaar waar een gerichte verbetering het meeste verschil kan maken.
Kantooruren
Maandag: 9u – 17u
Dinsdag: 9u – 17u
Woensdag: 9u – 17u
Donderdag: 9u – 17u
Vrijdag: 9u – 17u